remote audit

“Onnodige” zakenreizen en verplaatsingen van externe consultants zijn niet alleen niet meer van deze tijd vanuit het oogpunt van CO₂-reductie, maar zijn – en zijn dat altijd al geweest – duur en tijdrovend.

In de steeds verder digitaliserende zakelijke wereld van vandaag worden remote audits steeds belangrijker. Bedrijven staan voor de uitdaging om te voldoen aan wettelijke vereisten, kwaliteitsnormen te waarborgen en tegelijkertijd de kosten en inspanningen van audits op locatie te minimaliseren. Remote audits bieden een efficiënt alternatief dat zowel flexibiliteit als nauwkeurigheid in het auditproces mogelijk maakt.

1. Kwaliteitsmanagement

Een van de belangrijkste toepassingen van remote audits ligt in het kwaliteitsmanagement. Fabrikanten en leveranciers binnen wereldwijde toeleveringsketens moeten regelmatig aantonen dat hun processen voldoen aan de afgesproken normen. In plaats van auditors fysiek naar verschillende locaties te sturen, kunnen digitale tools worden gebruikt om documentatie, productiegegevens of inspectierapporten veilig online te beoordelen.

Dit bespaart niet alleen reistijd en -kosten, maar maakt ook een snellere reactie op mogelijke afwijkingen mogelijk. Voorbeelden hiervan zijn:

• Livestreams of camera’s voor het observeren van productieprocessen
• Digitale checklists voor gelijktijdige beoordeling door auditors
• Beveiligde platforms voor gezamenlijke documentreview

---

2. Compliance-audits

Remote audits zijn bijzonder waardevol in sterk gereguleerde sectoren zoals de farmaceutische industrie, de financiële sector of IT-beveiliging. Bedrijven moeten voldoen aan complexe regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van gegevensbescherming, productveiligheid of financiële verslaglegging.

Remote audits stellen auditors in staat om digitale registraties, systeemlogboeken en beveiligingsbewijzen locatie-onafhankelijk te analyseren. Tools zoals schermdeling, video-inspecties of digitale handtekeningen maken het mogelijk om beveiligingscontroles of IT-audits uit te voeren zonder de dagelijkse bedrijfsvoering te onderbreken.

---

3. Leveranciersmanagement

Wereldwijde bedrijven werken vaak samen met honderden leveranciers verspreid over verschillende landen. Audits op locatie bij elke partner zouden zeer tijd- en kostintensief zijn. Remote audits bieden hier een efficiënte oplossing:

• Gestandaardiseerde vragenlijsten voor leveranciersbeoordelingen
• Digitale documentcontrole voor snelle risicoanalyse
• Virtuele interviews met leveranciers, ook bij reisbeperkingen

Op deze manier kunnen risico’s vroegtijdig worden herkend en processen binnen de supply chain worden geoptimaliseerd.

---

4. Interne audit en risicomanagement

Remote audits worden steeds vaker ingezet binnen de interne controle om processen continu te monitoren, zwakke punten vroegtijdig te identificeren en optimalisatiemaatregelen te initiëren.

• Digitale dashboards en analysetools maken realtime evaluaties mogelijk
• Auditresultaten kunnen direct worden meegenomen in managementbeslissingen
• De prioritering van maatregelen wordt efficiënter en transparanter

---

5. Training en coaching

Een ander praktisch voordeel van remote audits ligt op het gebied van training en coaching. Auditors kunnen medewerkers virtueel begeleiden, procedures demonstreren of trainingen uitvoeren zonder fysiek aanwezig te zijn.

• Er worden middelen bespaard doordat reizen niet nodig is
• Processen kunnen gestandaardiseerd en uniform worden overgebracht
• Medewerkers profiteren van interactieve, digitale handleidingen

Uiteraard mogen de initiële investeringskosten voor remote auditing niet worden onderschat. Deze zijn echter sterk afhankelijk van de mate van digitalisering die binnen een bedrijf al aanwezig is. Overheidssteun en subsidies maken het bovendien mogelijk om een deel van deze investeringskosten te verlagen. De langetermijnbesparingen door het gebruik van remote technologieën zijn enorm, met name in de Duitse industrie. Met onze kleine remote-audit-checklist kunt u zelf al enkele basisvereisten controleren en zo eenvoudiger inschatten welke voordelen remote auditing u kan bieden.

Remote audits kunnen in principe sectoronafhankelijk worden toegepast. De mate van efficiëntie en effectiviteit hangt echter sterk af van de complexiteit van de betreffende processen. Daarom zijn vooral technische vakgebieden en sectoren met hoge operationele kosten bijzonder geschikt voor het gebruik van Remote Audit als concept (bijv. de automotive industrie , machinebouw, zorg, voedingsmiddelenindustrie, farmaceutische industrie, logistiek / transport / verkeer, sales audits …).

Tegenwoordig zijn audits en vooral remote audits in hoge mate afhankelijk van auditsoftware. Onze softwareoplossing iVision® vermindert inspanningen en kosten op een gerichte manier.

Naast klassieke auditing biedt remote auditing ook interessante mogelijkheden op het gebied van bedrijfs- en landsoverschrijdend compliance management volgens ISO 37301 (ISO 19600).