Auditcheckliste & Auditprotokoll im Kontext Remote Audit

Vorgefertigte Auditchecklisten sind eine beliebte Möglichkeit für kleinere und mittelgroße Unternehmen die Aufwände für regelmäßige, aber eben notwendige Audits in Grenzen zu halten. In Form eines einfach Fragebogens führt die Auditcheckliste nicht nur gezielt durch interne Prüfungen, sondern erlaubt auf einfache Art und Weise die Dokumentation des Auditergebnisses und eventueller Folgen aus diesem Ergebnis. Im Vergleich etwa zu Audits in Interviewform, helfen sie dabei auch möglichst alle relevanten Punkte gezielt abzuarbeiten. Ebenso erlaubt die Auditcheckliste die Aufnahme zusätzlicher Bemerkungen und Kommentare und sie lässt sich natürlich auch als Textdokument (oder in Papierform) einfach archivieren. Für starre, unabhängige Prozesse und wiederkehrende Aufgaben hat dies sogar einige praktische Vorteile, aber natürlich kann man auf solchen Systemen nur schwer weiterführende Prozesse aufbauen oder sogar durchgehende Automatisierungen erzielen.

Selbiges gilt natürlich entsprechend auch für das resultierende Auditprotokoll. Sowohl Checkliste als auch Protokoll dienen hier vor allem ihrem Selbstzweck, aber helfen nur wenig dabei übergreifende Verbesserungen zu erzielen. Dabei gibt es hier durchaus ein gewaltiges Potential für Automatisierungen und Synergieeffekte.

Vorteile und Nachteile von Auditchecklisten

Checklisten sind durchaus etwas Gutes. Sie helfen Zeit zu sparen, sie disziplinieren und stellen in der Regel sicher, dass alles erledigt wird, was auch erledigt werden muss. Das entlastet den jeweils Betroffenen und gibt ihm mehr Zeit für andere Dinge.

Checklisten neigen aber auch dazu kreatives Arbeiten zu unterdrücken und Tunnelblick zu erzeugen. Unvollständige Checklisten neigen zudem dazu kaum vorhersehbare Komplikationen und Fehler zu erzeugen. Der Worst-Case, aber auch ein noch nicht erreichtes Optimum, stehen bei Checklisten nur selten im Mittelpunkt. Der Pflegeaufwand für Checklisten in komplexen und dynamischen Systemen wächst exponentiell und kann viele positive Effekte wieder auslöschen. Dies gilt erst Recht für Checklisten und Protokolle, die noch vollständig in Papierform geführt werden, oder erst im Nachgang digitalisiert werden.

Remote Audits - Auditcheckliste & Auditprotokoll

Ein interessanter Ansatz, um die Nachteile konventioneller Auditchecklisten und Auditprotokolle zu mildern, bzw. diese in übergreifende, moderne Ansätze einzubinden, sind Remote Audit Techniken. Durch die sowieso benötigte Hard- und Softwareausstattung, bietet es sich generell an, auf möglichst viele analoge Techniken zu verzichten. Checklisten können direkt in die verwendeten Softwareplattformen integriert werden und erlauben hier auch eine viel einfachere Bearbeitung oder Erweiterung. Die Abarbeitung der Checklisten kann rechnergestützt sehr viel einfacher erfolgen und die Fehlerrate aktiv reduziert werden. In vollen Ausbaustadien sind sogar durch Sensoren automatisierbare Abarbeitungen von Checklisten machbar - etwa automatisierte Sichtprüfung, automatische Prüfalgorithmen und Abhängigkeitsprüfungen,...

Die wirklich großen Vorteile ergeben sich aber natürlich in der Auditdokumentation. Große Teile des Auditprotokolls lassen sich automatsiert erstellen und durch audio-visuelle Daten ergänzen. Fotos, Screenshots, Video- und Audiodaten können dabei helfen viel konventionelle Schreibarbeit obsolet zu machen und trotzdem hochwertige und valide Dokumentation zu erhalten.

Fakt ist, dass viele der kommenden Möglichkeiten in diesem Bereich noch gar nicht richtig sichtbar geworden sind. Dazu ist die Verbreitung von Remote Audit Techniken im praktischen Alltag immer noch recht gering. Fakt ist aber auch, dass mit jedem neuen umgesetzten Projekt sich neue Möglichkeiten offenbaren. Wir stehen hier noch an vielen Stellen am Beginn einer echten Digitalisierung, aber deutlich wird auf jeden Fall, dass der richtige Weg bereits eingeschlagen wurde. Mit unserer Remote Audit Plattform iVision® haben wir von PeRoBa München frühzeitig auf eigene Lösungen gesetzt, um diesen Weg auch selbst bestimmen zu können. Fragen Sie bei uns nach. Gerne helfen wir Ihnen bei der Lösung Ihrer digitalen Herausforderungen - auch im Bereich Audit, Auditcheckliste und Auditprotokoll.