Remote Audit

Remote Audit Compliance Management

 

 

Remote Audit Best Practices - Tipps und Hilfen für erfolgreiche Remote Audits

Remote Audit hat gerade in den teilweise chaotischen ersten Monaten der Corona-Pandemie seine Stärken aufzeigen können. Allerdings nur für diejenigen, die technisch und organisatorisch schon vorbereitet waren oder eine Umsetzung auch gezielt und strukturiert angingen. Es sind nämlich in der Praxis nicht nur die rein technischen Themen und Probleme, denen man sich stellen muss, sondern auch von Seiten der Organsiation und wird eine neue Flexibilität vorausgesetzt. Nicht zuletzt erfordert eine Umstellung zu online durchgeführten Audits und Prüfungen auch die Betrachtung sozialer und psychologischer Aspekte für die beteiligten Personen.

Die Einführung von Remote Audit muss in jedem Fall gut geplant sein, um auch möglichst schnell effektiv wirken zu können. Unsere in der Praxis gewonnenen Remote Audit Best Practices sollen dabei helfen typische Probleme zu vermeiden und möglichst schnell in den Genuss aller Vorteile diese zukunftsträchtigen Vorgehensweise zu gelangen.

Bestandsaufnahme und Planung

Technik

Die Einführung einer doch sehr anspruchsvollen Anwendung wie Remote Auditing beginnt naürlich zunächst mit der Prüfung der vorhandenen technischen Infrastruktur. Langsame und unzuverlässige Netze sind bereits ein ausschlußkriterium für weitergehende Überlegungen. Ohne stabiles und flottes Netz sind weder Grundfunktionen noch weitere Anwendungen sinnvoll umsetzbar. Neben der Leistung der gegebenen Netze ist aber auch deren Abdeckung wichtig. Sind alle betroffenen Einheiten und Entitäten auch in etwa gleich gut an die technische Infratsruktur angeschlossen? Gibt es womöglich sogar noch Lücken, die geschlossen werden müssen?

Beim Thema notwendige Hardware wird sich in der Bestandsaufnahme sicherlich einiges finden lassen, was man gerne weiterhin verwenden möchte. Da die technische Entwicklung hier nicht mehr ganz so rasant ist wie in den Jahren davor, stehen die Chancen hier auch gar nicht schlecht. Mobile Geräte wie Laptops und Tablet-PCs haben heute auch nach vielen Jahren häufig noch eine ausreichende Leistung für grundsätzliche Multimedia- und Netzwerkanwendungen. Stehen Gedankenspiele im Raum direkt auf höherwertige Technologien wie Datenbrillen und Smart-Glasses zu setzen, da ist es sinnvoll zu prüfen, inwieweit sie aktuelle schon vorhandene Hardware ergänzen oder doch ersetzen sollen.

Der Softwareunterstützung kommt beim Thema Remote Auditing eine besonders herausgehobene Stellung zu. Sie ist der Schlüssel zu möglichst großen Produktivitäts- und Synergiegewinnen. Je umfassender die Software alle notwendigen Prozesse unterstützen kann, desto schneller kann man diese Vorteile auch erzielen. Die Praxis zeigt aber, dass möglichst integrierte Lösungen vielen Einzellösungen vorzuziehen sind. Spezialisierte Remote Audit Software befreit in der Regel von Schnitttstellenproblemen und bietet insbesondere im Bereich Dokumentenmanagement mehr als frei verfügbare Einzellösungen.

Organisation

Hier gilt es gezielt zu prüfen wer und was konkret von den Umstellungen betroffen sein soll. Dabei gilt es nicht nur den Blick im eigenen Betrieb zu halten, sondern selbstverständlich auch über Zweigstellen hinweg, bis hin zu Zulieferern und Kunden. Je besser die Ausgangssituation hier erfasst ist, desto besser können auch die darauf entwickelten Konzepte später greifen und umso effektiver wirken.

Besonderes Augenmerk verdient auch die aktuell schon vorhandene Dokumentation und deren Verarbeitung in allen qualitätsrelevanten Bereichen. Effektives Remote Auditing baut auf eine möglichst umfangreiche Digitalisierung. Je mehr analoge "Bruchstellen" vorhanden sind, desto weniger elegant können spätere Lösungen sein.

Als Evaluierungshilfe kann es durchaus auch Sinn machen die angedachten Prozesse in vereinfachter Form und mit einfacher Hardware einmal durchzuspielen. Häufig ergeben sich schon hieraus neue Anforderungen oder auch Lösungsmöglichkeiten. Mitunter kann es hilfreich sein von Beginn an zunächst einmal "zweigleisig" zu planen. Remote Audits sind immer auch ein Lernprozess, der von vielen, nur schwer beschreibbaren, Parametern abhängig ist. So kann es zum Beispiel in sehr komplexen Umgebungen nicht sinnvoll bis unmöglich sein Erstaudits remote durchzuführen. Der persönliche Kontakt und die direktere Kommunikation wiegen hier schwerer als eventuelle Vorteile durch die neue Technik.

Sicherheit

Die Prüfung einer zu garantierenden Informations- und Datensicherheit bewegt sich den Schnittstellen von Technik und Organisation, bedarf aber natürlich einer besonders hohen Priorität. Es ist insbesondere darauf zu achten, dass die angedachten technischen Umsetzungen keine Sicherheitslöcher öffnen, die es vorher gar nicht gab. Besonders sicherheitsrelevante Bereiche müssen im Extremfall sogar aus dem zu entwickelnden Konzet ausgeschlossen werden, wenn eine ausreichende Datensicherheit nicht garantiert werden kann oder in keinem verhältnismäßigem Aufwand steht.

Vorbereitung

Teams und Training

Sind die grundlegenden Vorbereitungen und Planungen abgeschlossen, so ist davon auszugehen, dass die technische Seite beherrschbar geworden ist. Das Hauptaugenmerk liegt dann auf den sozio-psychologischen Aspekten. Eine umfangreiche Einführung und Schulung aller Beteiligten ist selbstverständlich in einem Projekt mit so umfassenden Auswirkungen auf gewohnte Prozesse. Es gilt dabei den Fokus nicht nur auf technischer Seite zu haben, sondern die Beteiligten müssen sich über die Art der geänderten Kommunikation klar werden. Persönliche, optische und auch haptische Erfahrungen sind mit Remote Audit nur noch sehr eingeschränkt möglich und müssen durch eine besonders vetrauensvolle Kommunikation ersetzt werden.

Planung und Zeitmanagement

Ein bedeutender Vorteil von Remote Audit sind die stark verkürzten Planungszeiten und der Wegfall großer zeitlicher Nebenaufwände (Reisen, Unterbringung, Verpflegung,...). Planung und Zeitmanagement werden dadurch zwar grundsätzlich einfacher, aber auch schnell spontaner und unverbindlicher. Es liegt in der Natur von Online-Kommunikation, dass man auch schneller mal einen Termin absagen oder verschieben möchte, weil "einem gerade etwas dazwischen gekommen ist". Da in der Regel an Remote Audits auch mehr Personen beteiligt werden, muss eine Terminfindung und -planung auch durchaus teamorientierter stattfinden können.

Zugriffsverwaltung

Grundlegende Sicherheitsthemen sollten mit Ende der Planungsphase eigentlich erledigt sein. In der direkten Vorbereitung wird dann aber das Thema von Zugriffsrechten wieder interessant. Die Verwaltung solcher nur temporär gewährten Zugriffsrecht (auf Dokumente, auf Software, aber auch auf Hardware wie beispielsweise Kameras) kann durchaus einige Schwierigkeiten bereiten, wenn man sie nicht schon vorausschauend oder softwarebasiert berücksichtigt hat.

iVision® Remote Audit Software

Mit unserer ausgezeichneten Software iVision® bieten wir von der PeRoBa GmbH München eine leistungsfähige und flexible Plattform für beliebige Anwendungsfälle des Remote Auditings. Neben Audits aus dem klassischen Qualitätsmanagement eignet sich iVision® insbesondere auch für die teilweise neuen Anforderungen an ein unternehemens- und länderübergreifendes Compliance Management. Die Software zeichnet sich durch eine hervorragende individuelle Skalier- und Erweiterbarkeit aus und hat ihre große Stärke in der herstellerunabhängigen Unterstützung moderner Datenbrillen.

iVision® ist damit heute eine der innovativsten und flexibelsten Audit-Software-Lösungen auf dem Markt. Gerne informieren wir Sie detailiert darüber, wie Sie mit iVision® Remote Audit auch ihr Compliance Management effektiver und effizienter gestalten können und Aufwendungen dafür langfristig reduzieren können.