Auditsoftware

Audits planen, durchführen und auswerten mit webbasierter iVision® Software

In einer Welt, in der Unternehmen zunehmend komplexe Prozesse und Qualitätsstandards implementieren, gewinnt die effiziente Durchführung von Audits an Bedeutung. Auditsoftware hat sich in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Werkzeug entwickelt, um Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prüfungsprozesse zu unterstützen.

Audits erzeugen viel Aufwand. Dabei ist der eigentliche Auditaufwand aber gar nicht besonders entscheidend. Vielmehr sind es die Mehraufwände vor und nach dem Audit, die die Kosten treiben. Diese vor- und nachgelagerten Aufwände umschreibt man allgemein als Auditplanung und Auditauswertung (oder Auditnachbearbeitung). In der Praxis teilen sich diese natürlich noch in viele weitere Einzelaufgaben, etwa eine nachgelagerte Maßnahmensteuerung oder ganz allgemein das Dokumentationswesen.

Ziele und Funktionen von Auditsoftware

Ziel von Auditsoftware ist es die 3 Phasen Planung, Durchführung und Nachbearbeitung sinnvoll miteinander zu verknüpfen, um ein möglichst großes Potential daraus ziehen zu können. Rein funktional sollte eine gute Auditsoftware Folgendes mitbringen, um diesem Ziel möglichst nahe zu kommen:

• Erstellung von Auditplänen (Auditchecklisten)
• Import von bestehenden, standardierten Fragenkatalogen
• Erstellung von Bewertungen und Bewertungsregeln
• Einfache Workflowabbildung
• Unterstützung der Auditdurchführung (z.B. Remote Audit, effektives Auditmanagement)
• Automatisierte Auditdokumentation / Auditberichte (Auditprotokoll)
• Intergriertes Maßnahmenmanagement
• Leichte Intergrierbarkeit in bestehende Systemlandschaften

Damit diese Funktionen auch praktischen Ansprüchen genügen, sollte eine möglichst gute Abstraktion von konkreten Normen gegeben sein, also eine allgemeine Verwendbarkeit und auch Invididualisierbarkeit.
Da Audits nur selten lokal beschränkt sind, sollte die Auditsoftware generell mobil strukturiert sein, also entweder als mobile Web-Anwendung oder als App für gängige Betriebssysteme. Eine zentrale Datenhaltung vereinfacht viele weiterführende Prozesse, kann aber auch bei sehr umfangreichen Geschäftsfeldern nachteilig sein. Die Software sollte diesbezüglich auch entsprechend flexibel verwendet werden können.
Für eine vereinfachte Nachbearbeitung von Audits sollte die verwendete Auditsoftware schließlich auch als offenes System entwickelt worden sein, also einerseits schon Schnittstellen zu üblicher Standardsoftware anbieten oder die Möglichkeit haben individuell und modular Funktionen zu ergänzen.

Vorteile von Auditsoftware

Die Implementierung von Auditsoftware bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich. Dazu gehören:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen werden Audits schneller und kostengünstiger durchgeführt.
• Risikoreduktion: Durch die standardisierte Erfassung und Analyse von Audit-Daten können Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
• Compliance-Gewährleistung: Audit-Software hilft Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften und Standards sicherzustellen, was besonders in regulierten Branchen von entscheidender Bedeutung ist.
• Verbesserte Datentransparenz: Die zentrale Speicherung von Audit-Daten ermöglicht eine bessere Transparenz und erleichtert die Einhaltung von Berichtspflichten.

Lizenzmodelle von Auditsoftware

Auditsoftware gehört zu den sehr speziellen Software-Produkten. Dies heisst einerseits ein überschaubares Angebot, aber eben auch wenig kostenlose Alternativen. Die Anbieter von Auditsoftware bieten zudem auch ganz unterschiedliche Lizenzmodelle für ihre Systeme. Vom Kauf der gesamten Software bis hin zu Leasingmodellen mit externem Hosting reicht hier das Angebot. Die für die eigenen Anforderungen geeigneten Lizenzmodelle variieren sehr stark mit den gegebenen Voraussetzungen. Entscheidend sind hier vor allem Branche, Unternehmensgröße und Grad der notwendigen Individualisierung.

Schulungen für Auditsoftware

Auditsoftware ist in der Regel ein Produkt von spezialisierten Softwareherstellern aus dem Bereich des Prozess- und Qualitätsmanagements. Insofern sind auch Umsetzung, Wartung und Schulung für bestimmte Softwareprodukte nur direkt vom Hersteller beziehbar. Dies muss bei der Entscheidung für eine konkrete Auditsoftware immer mit berücksichtigt werden.

iVision® mobile Auditsoftware von PeRoBa München

Die PeRoBa GmbH München ist seit vielen Jahren spezialisierter Dienstleister für Audits und Qualitätsmangement in Deutschland und weltweit. Mit einem initialen Fokus auf der Automobilbranche, haben wir inzwischen Kunden und Referenzen aus fast allen Geschäftsbereichen, für die QM einen essentiellen Charakter besitzt - zum Beispiel Pharmaindustrie, Maschinenbau, Pflege oder Logistik. Von Beginn an haben wir die Bedeutung von geeigneten Softwareprodukten im Qualitätsmanagement erkannt und uns selbst aktiv an deren Entwicklung beteiligt. Ein Ergebnis dieser Bemühungen ist unsere ausgezeichnete Audit-Software iVision®. Entworfen mit einem Schwerpunkt auf dem Thema Remote Audit (mit mobilen Endgeräten oder Datenbrillen), erlaubt iVision® eine durchgehende Planung, Durchführung und Auswertung von Audits. Die mobile Auditsoftware ist dabei weitestgehend normunabhängig und besticht durch ihren modularen Aufbau, wodurch sie sich für Unternehmen unterschiedlichster Größen eignet.

Wenn auch Sie auf der Suche sind nach einer bewährten, mobilen Auditsoftware-Lösung, dann beraten wir Sie gerne dazu, wie iVision® aktiv auch Ihre Auditaufwände senken und damit Kosten sparen kann.

Typische Fragen zum Thema Auditsoftware

• Welche Vorteile bietet eine Auditsoftware den Anwendern?

  Eine professionelle Auditsoftware verringert Auditaufwände spürbar und sorgt für weniger Fehleranfälligkeit sowie ein optimiertes Maßnahmenmanagement. Insbesondere das Themenfeld automatisierte Dokumentation bietet Vorteile und kann in der Praxis dafür sorgen, dass Audits auf verstärkte Akzeptanzt stoßen und sich Aufwände schneller refinanzieren lassen.

• Was kostet eine professionelle Auditsoftware?

  Auditsoftware ist immmer eine Spezialsoftware. Einfache Programme beginnen im 4-stelligen Euro-Bereich - dort wo Individualisierung notwendig ist, liegen die Kosten auch schnell sehr viel höher.

• Für welche Normen eignet sich Auditsoftware?

  Eine gute Auditsoftware ist von vornherein unabhängig von speziellen Normen, erlaubt aber entsprechende Erweiterungen und Detailierungen. Auditsoftware eignet sich somit in der Regel natürlich für die bedeutendsten Normen (DIN/ISO 9001) aber auch für viele weitere (ISO 45001 Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, ISO 37301 Compliancemanagement, ISO 37001 Anti-Korruption-Management, ISO 14001 Umweltmanagement, ISO 50001 Energiemanagementsysteme, ISO 14040 Ökobilanz, ISO 17025 Laborakkreditierung, ISO 27001 Informationssicherheitsmanagementsysteme, VDA 6.3, VDA 6.4, IATF 16949,..).

• Für welche Branchen eignet sich Auditsoftware?

  Auditsoftware arbeitet dort besonders gut, wo prozessorientiertes Vorgehen möglich ist. Das sind in der Praxis vor allem technische Disziplinen wie Maschinenbau, Automobilbau und Automotive, aber auch Logistik und Vertrieb. Desweiteren bietet sich Auditsoftware auch für Branchen mit hoher gesellschaftlicher Verantwortung oder hoher Auditfrequenz an - beispielsweise Pflege, Pharmaindustrie, Prüflabore, Gesundheitswesen oder Wirtschaftsprüfung.