Remote Audit als wichtiger Baustein im Compliance Management mit ISO 37301 (ISO 19600) und für das neue Lieferkettengesetz

Compliance und das damit zusammenhängende Compliance Management waren natürlich schon lange "Trendthemen" in der globalen Wirtschaft, aber erst mit dem neuen Lieferkettengesetz drängt es sich nun auch verpflichtend in den wirtschaftlichen Alltag von Unternehmensführung und -management. Das Lieferkettengesetz erzeugt nun ganz konkrete Haftungspflichten und -risiken auch über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinweg. Compliance ist nicht länger mehr nur ein wichtiger "Marketingfaktor" in der Außenwirkung oder eine ethische, aber mehr oder weniger unverbindliche Selbstverpflichtung, sondern von nun an eine ganz konkrete wirtschaftliche Vorgabe. Dadurch, dass man nicht mehr nur die Vorgänge in der eigenen Organisation im Auge behalten muss, ergeben sich auch ganz neue Konsequenzen für die Zusammenarbeit und eben auch Kontrolle von Subunternehmern und Zulieferern. Man ist zukünftig für mehr als sich selbst verantwortlich und kann eben auch konkret dafür haften, was in der Lieferkette vor und nach einem geschieht.

Compliance Management

"Compliance" umfasst inzwischen einen international akzeptieren Rahmen, der für ethisch und moralisch korrektes wirtschaftliches Handeln steht. Spätestens mit der Veröffentlichung der Norm ISO 37301 (Vorgänger ISO 19600) ist dieser Rahmen auch in eine methodisch sauber formulierte Form gegossen worden und kann daher mit den bewährten Methoden des Qualitätsmanagements angegangen werden.

Compliance Management ist heutzutage natürlich schon praktisch vollständig rechnergestützt. Prüf-, Zertifizierungs- und Dokumentationsaufgaben sind einfach nur in digitaler Form effizient durchführbar. Hohe Aufwände entstehen hingehen bei großen und vorrangig international agierenden Unternehmen durch notwendige Reisetätigkeit zu Unternehmensteilen, Zulieferern oder Vertriebspartnern. Für diese Aufwände stehen zwar mit modernen Videotechnologien und Dokumentenmanagementsystemen auch Hilfslösungen zur Verfügung, eine durchgehende und zielgerichtete Unterstützung können sie aber nicht bieten. Sind dafür nicht spezialisiert genug und orientieren sich (als typische Endbenutzerprogramme) auch nicht vorrangig an den konkreten Vorgaben von Normen wie der ISO 37301 (ISO 19600).

Remote Audit Lösungen für das Compliance Management

Remote Audit konnte in der Pandemie schon seine Stärken ausspielen. In den Zeiten von Lockdown und Kontaktbeschränkungen war Remote Audit Software einer der großen Gewinner, die dabei halfen die gewohnten Unternehmensvorgänge auch weiterhin beizubehalten - nur eben jetzt besser digitalisiert. Echte Remote Audit Lösungen verbinden das herkömmliche Video Conferencing gezielt mit bewährten Methoden der kollaborativen Bildschirmarbeit, moderner Hardware (z.B. Datenbrille, tragbare Endgeräte,...) und vor allem einem stark verbesserten Dokumentenmanagement.

Vorteile von Remote Audit

• Stark reduzierte bis vollständig vermiedene Reisetätigkeit und der damit verbundenen Overhead-Aufwände.
• Automatisisierung der Dokumentation.
• Nutzung moderner,aber kostengüsntiger Hilfsmittel (Tablet-Computer, Smartphones, tragbare Kameras,...).
• Bessere Integration von Audit-Prozessen mit anderen digitalisierten Prozessen.
• Einfache Einbindung externer Experten.

Nachteile von Remote Audit

• Hohe initiale Kosten.
• Fehlende persönliche oder auch haptische Erfahrungen
• Zeitliche Abstimmung über verschiedene Zeitzonen hinweg notwendig (z.B. Kollision mit Kernarbeitszeiten).
• Voraussetzung einer gut ausgebauten und zuverlässigen technischen Infrastruktur.
• Durch die fehlende persönliche Präsenz ist es notwendig sich selbst vorab - zumindest theoretisch - mit kulturellen, ethischen oder rechtlichen Bedingungen vertraut zu machen. Die Arbeitsweise vor Ort kann nicht mehr selbst "erfahren" werden.

Von den Vorteilen von Remote Audit kommen im Bereich Compliance natürlich vor allem 2 Punkte besonders zum Tragen: die verminderte Reisetätigkeit und die automatische Dokumentation. Kontrollen können gerade über Firmengrenzen hinweg sehr viel unangekündigter und spontaner erfolgen, als dies bei einem persönlichen Termin der Fall wäre. Der zeitliche Aufwand kann durch Straffung sehr viel kürzer ausfallen. Andererseits überwiegt dabei zukünftig weniger der "persönliche Eindruck" als das, was man gezeigt bekommt. Durch die fehlende Vor-Ort-Präsenz wird es schwieriger Überraschungsmomente ein Audit selbst einzubringen. Man sieht nur noch was man gezeigt bekommt, oder was elektronisch auswertbar ist. Auch von der Echtheit nicht-elektronische Dokumente kann man sich nicht mehr haptisch und optisch selbst überzeugen. Man ist auf das angewiesen, was einem die Technik zeigt.

Remote Audits im Compliance Management können also sinnvolle Werkzeuge sein, bedürfen aber natürlich auch weiterhin einem festen Vertrauensverhältnis zwischen den Parteien. Der Einsatz von Datenbrillen und Smart-Glasses kann hier aber weitere positive Ansätze bilden. Aus Kostensicht kann man sagen, dass je größer die Verteilung der Wertschöpfungskette und je komplexer die beteiligten Prozesse, umso schneller können sich die oft sehr hohen Anfangsinvestitionen auch wieder amortisieren.

iVision® Remote Audit Software

Mit unserer ausgezeichneten Software iVision® bieten wir von der PeRoBa GmbH München eine leistungsfähige und flexible Plattform für beliebige Anwendungsfälle des Remote Auditings. Neben Audits aus dem klassischen Qualitätsmanagement eignet sich iVision® insbesondere auch für die teilweise neuen Anforderungen an ein unternehemens- und länderübergreifendes Compliance Management. Die Software zeichnet sich durch eine hervorragende individuelle Skalier- und Erweiterbarkeit aus und hat ihre große Stärke in der herstellerunabhängigen Unterstützung moderner Datenbrillen.

iVision® ist damit heute eine der innovativsten und flexibelsten Audit-Software-Lösungen auf dem Markt. Gerne informieren wir Sie detailiert darüber, wie Sie mit iVision® Remote Audit auch ihr Compliance Management effektiver und effizienter gestalten können und Aufwendungen dafür langfristig reduzieren können.